Was ist FACe und warum ist es für Lieferanten öffentlicher Einrichtungen Pflicht?
FACe ist das zentrale Eingangsportal für elektronische Rechnungen der spanischen Bundesverwaltung. Seit 2015 sind Lieferanten, die mehr als 5.000€ an öffentliche Einrichtungen in Rechnung stellen, zur Nutzung dieses elektronischen Rechnungssystems verpflichtet.
Das FACe-System bündelt alle elektronischen Rechnungen an die öffentliche Verwaltung und stellt Nachverfolgbarkeit sowie Rechtskonformität gemäß Gesetz 25/2013 sicher. Für Lieferanten von 3D-Druck-Materialien bedeutet das: Jede Rechnung muss im Format Facturae 3.2.x vorliegen, die DIR3-Codes der empfangenden Behörde enthalten und den automatisierten Validierungsprozess durchlaufen, bevor sie die zuständige Zahlstelle erreicht.
Die Pflicht betrifft besonders Lieferanten, die regelmäßig 3D-Druck-Verbrauchsmaterialien liefern. Wer Filamente oder Harze regelmäßig an ein öffentliches Krankenhaus, eine Forschungseinrichtung oder Universität verkauft, muss bei FACe registriert sein. Verstöße verzögern nicht nur Zahlungen – sie verhindern die Rechnungsbearbeitung vollständig.
Welche spanischen Behörden und öffentlichen Einrichtungen nutzen 3D-Druck?
Zu den wichtigsten öffentlichen Abnehmern von 3D-Drucktechnologie in Spanien zählen der CSIC, öffentliche Krankenhäuser mit Mund-Kiefer-Gesichts-Chirurgie-Abteilungen, das INTA für Luft- und Raumfahrtprototypen, Nationalmuseen für Kulturgut-Repliken sowie regionale Technologiezentren.
Der CSIC führt mengenmäßig mit über 120 Instituten, die 3D-Druck in der Forschung einsetzen. Besonders hervorzuheben sind das Institut für Materialwissenschaften Madrid (ICMM) mit Anwendungen im Bereich Nanomaterialien sowie das Nationalen Biotechnologiezentrum (CNB) für Molekülmodelle. Der Bedarf reicht von technischen Filamenten wie PEEK für Hochtemperaturanwendungen bis hin zu transparenten Harzen für die Mikrofluidik.
Im Gesundheitsbereich betreiben Krankenhäuser wie La Paz, Vall d'Hebron oder das Clínic Barcelona aktive 3D-Druck-Einheiten. Das INIBIC (Biomedizinisches Forschungsinstitut A Coruña) nutzt Ultimaker-Drucker mit einer Auflösung von 20 µm sowie EinScan Pro 2X-Scanner mit einer Genauigkeit von 0,04 mm für die chirurgische Planung.
Nationalmuseen wie das Archäologische Nationalmuseum oder das Reina Sofía setzen die Technologie für Konservierung und Barrierefreiheit ein. Das INTA verwendet 3D-Druck für Satelliten- und UAV-Komponenten, während Technologiezentren wie AIMEN oder TECNALIA ihn in ihre Unternehmensdienstleistungen integrieren.
Wie läuft der Beschaffungsprozess für 3D-Druck-Verbrauchsmaterialien in der öffentlichen Verwaltung ab?
Die öffentliche Beschaffung von 3D-Druck-Materialien erfolgt auf drei Hauptwegen: Kleinaufträge bis 15.000€ für Einzelbestellungen, Rahmenvereinbarungen für wiederkehrende Lieferungen sowie offene Ausschreibungen für größere Mengen oder Spezialausstattung.
Für kleinere Bestellungen (einzelne Spulen, spezifische Harze) nutzen öffentliche Einrichtungen in der Regel Kleinstaufträge. Der Forscher beantragt das Material, die Einkaufsabteilung holt drei Angebote ein, und der Zuschlag geht an den günstigsten Anbieter. Der gesamte Prozess kann in 2–3 Wochen abgeschlossen werden, sofern der Lieferant FACe-kompatibel ist.
Rahmenverträge sind der bevorzugte Weg für wiederkehrende Verbrauchsmaterialien. Ein Krankenhaus, das monatlich 10–15 Liter biokompatibles Harz für öffentliche Kliniken verbraucht, schließt einen Jahresvertrag mit festen Preisen und geplanten Lieferungen ab. Das vereinfacht die Verwaltung und sichert die Verfügbarkeit kritischer Materialien.
Öffentliche Ausschreibungen kommen zum Einsatz, wenn Schwellenwerte überschritten werden oder spezifische Ausstattung erforderlich ist. Ein Technologiezentrum, das Hochleistungsfilamente für ein europäisches Projekt benötigt, schreibt die Gesamtlieferung aus – bewertet werden dabei nicht nur der Preis, sondern auch technische Kompetenz, Zertifizierungen und Aftersales-Service.
Welche Anforderungen muss ein 3D-Druck-Lieferant erfüllen, um mit FACe abzurechnen?
Zu den wesentlichen Voraussetzungen gehören ein digitales Unternehmenszertifikat, die Registrierung im FACe-System, eine zertifizierte Fakturierungssoftware im Facturae-Format, Kenntnisse der DIR3-Codes der jeweiligen Behörden sowie die Fähigkeit, Systemvorfälle schnell zu lösen.
Das digitale Zertifikat muss als juristisches Personenzertifikat von der FNMT oder einer vergleichbaren Stelle ausgestellt sein. Ohne dieses Zertifikat ist kein Zugang zu FACe möglich. Die Registrierung im System ist kostenlos, erfordert jedoch eine korrekte Eingabe aller steuerlichen und bankbezogenen Unternehmensdaten. Ein Fehler an dieser Stelle blockiert sämtliche zukünftige Rechnungen.
Die Fakturierungssoftware muss Dateien im Format Facturae 3.2.1 oder 3.2.2 erzeugen können. Programme wie FacturaE oder Facturae Generator sind kostenlose Optionen, viele ERP-Systeme enthalten jedoch bereits kompatible Module. Entscheidend ist, dass jede Rechnung die korrekten DIR3-Codes enthält – wer beim CSIC den generischen Code verwendet, statt den des Instituto de Nanociencia anzugeben, riskiert eine automatische Ablehnung.
- Digitale Zertifikate stets aktuell halten (Gültigkeit: 2–4 Jahre)
- Abrechnungsfristen der einzelnen Behörden kennen (manche verlangen die Rechnungsstellung vor dem 5. des Folgemonats)
- Zusätzliche Unterlagen bereithalten, wenn gefordert (digital signierte Lieferscheine, Konformitätszertifikate)
- Eine verantwortliche Person für die Rechnungsverfolgung benennen, um Vorfälle schnell zu klären
Wie wickelt Mr Resin die elektronische Rechnungsstellung über FACe für öffentliche Einrichtungen ab?
Mr Resin bietet eine in das B2B-Programm integrierte FACe-Rechnungsstellung mit automatischer Erzeugung von Rechnungen im Facturae-Format, Verwaltung der DIR3-Codes sowie dediziertem Support zur Lösung von Vorfällen mit der Verwaltung.
Das B2B-Programm von Mr Resin mit FACe-Rechnungsstellung vereinfacht den Prozess für öffentliche Einrichtungen erheblich. Sobald ein Forschungszentrum eine Bestellung aufgibt, erstellt das System automatisch die elektronische Rechnung mit allen Pflichtfeldern, übermittelt sie an FACe und verfolgt den Status bis zum Zahlungseingang.
Die langjährige Erfahrung mit Dutzenden öffentlicher Einrichtungen ermöglicht es Mr Resin, eine aktuelle Datenbank mit DIR3-Codes und einrichtungsspezifischen Anforderungen zu pflegen. Ob das INTA ein bestimmtes Referenzformat für Bestellungen benötigt oder das Hospital Clínic eine Aufschlüsselung nach Abteilungen erfordert – das System ist bereits entsprechend konfiguriert.
Spezialisierter technischer Support macht den Unterschied, wenn Probleme auftreten. Eine von FACe abgelehnte Rechnung kann verschiedene Ursachen haben – von einem abgelaufenen Zertifikat bis hin zu einer nicht kommunizierten Änderung des DIR3-Codes. Das Mr Resin-Team diagnostiziert und löst diese Vorfälle und verhindert so Zahlungsverzögerungen, die sich bei falscher Handhabung über Monate hinziehen können.
Welche 3D-Druckmaterialien werden von spanischen Behörden nachgefragt?
Öffentliche Einrichtungen fragen vor allem biokompatible Harze für medizinische Anwendungen, technische Filamente wie PEEK und PEI für die Forschung, PLA und PETG für Bildungsprototypen sowie hochpräzise Harze für das Kulturerbe nach.
Im medizinischen Bereich sind die am häufigsten angefragten Harze für öffentliche Forschungseinrichtungen biokompatible, für den temporären Gewebekontakt zertifizierte Materialien. Krankenhäuser mit Abteilungen für Mund-Kiefer-Gesichtschirurgie verwenden sie für patientenspezifische Operationsschablonen, während biomedizinische Forschungszentren sie in der Zellkultur und Mikrofluidik einsetzen.
Technologiezentren und der CSIC priorisieren technische Filamente für öffentliche Einrichtungen, die extremen Bedingungen standhalten. PEEK für Luft- und Raumfahrtanwendungen des INTA, PEI (Ultem) für Bauteile mit erforderlicher Flammschutzzertifizierung oder leitfähige Filamente für das Elektronikprototyping sind gängige Bestellungen.
Universitäten und Bildungseinrichtungen haben einen stabilen Bedarf an Standardmaterialien – PLA für Studentenpraktika, PETG für funktionale Prototypen, TPU für flexible Elemente. Entscheidend ist hier die Versorgungszuverlässigkeit mehr als Extremleistung, mit Durchmessertoleranzen unter 0,02 mm, um Probleme in heterogenen Maschinenparks zu vermeiden.
Museen und Kulturerbestätten benötigen Harze mit höchster Detailtreue für Repliken und Restaurierungen. Die Fähigkeit, submillimeterkleine Details zu erfassen, ist entscheidend, wenn archäologische Stücke reproduziert oder Formen für die Konservierung erstellt werden.
Wann ist ein B2B-Programm für eine öffentliche Einrichtung nicht geeignet?
Ein B2B-Programm ist nicht geeignet, wenn die Einrichtung starken Budgetrestriktionen unterliegt, an zentrale Lieferverträge gebunden ist, eine öffentliche Ausschreibung aufgrund des Volumens erforderlich ist oder keine Mindestmenge an wiederkehrenden Bestellungen zugesagt werden kann.
Einige kleine oder budgetbeschränkte Einrichtungen können keine Verpflichtungen zu wiederkehrenden Käufen eingehen. Ein lokales Museum, das gelegentlich didaktische Repliken druckt, rechtfertigt keine Rahmenvereinbarung – sein punktueller Bedarf lässt sich besser durch Einzelkäufe bei konkreten Projekten abdecken.
Zentralisierte Verwaltungsverträge schränken die Handlungsfreiheit ebenfalls ein. Hat die zuständige Zentraleinkaufsstelle der Verwaltung eine Rahmenvereinbarung für IT-Zubehör einschließlich 3D-Verbrauchsmaterialien abgeschlossen, müssen angeschlossene Einrichtungen über diesen Kanal einkaufen – auch wenn die Konditionen weniger vorteilhaft sind.
Überschreitet das Jahresvolumen bestimmte Schwellenwerte (typischerweise 40.000 € bei Lieferungen), schreibt die Vorschrift eine öffentliche Ausschreibung vor. Ein Krankenhaus, das mit einem Verbrauch von 50.000 € für biokompatible Harze rechnet, kann keinen direkten B2B-Vertrag abschließen – der Auftrag muss öffentlich ausgeschrieben und im BOE veröffentlicht werden.
Die extreme Saisonalität erschwert zudem B2B-Programme erheblich. Projektfinanzierte Forschungszentren können auf Monate mit intensivem Verbrauch monatelange Stillstandsphasen folgen lassen. Ohne Mindestmonatsumsatz verliert das B2B-Modell gegenüber bedarfsorientierten Einzelbestellungen seinen Sinn.
Tabelle öffentlicher Einrichtungen nach Sektor und typischen Materialien
| Sektor | Beispieleinrichtungen | Hauptmaterialien | Typische Anwendungen | Geschätztes monatliches Volumen |
|---|---|---|---|---|
| Gesundheitswesen | Hospital La Paz, Clínic Barcelona | Biokompatibles Harz, PA12 Medical Grade | Chirurgische Schablonen, anatomische Modelle | 5–15 Liter Harz |
| Forschung | CSIC, CERCA-Zentren | PEEK, PEI, leitfähige Filamente | Funktionsprototypen, Laborkomponenten | 10–20 kg Filament |
| Luft- und Raumfahrt | INTA, CATEC | PEEK, CF-PEEK, Ultem | UAV-Komponenten, Satellitenprototypen | 5–10 kg Technisches Material |
| Bildung | Öffentliche Universitäten | PLA, PETG, TPU | Praktika, Abschlussarbeiten | 50–100 kg PLA/PETG |
| Kulturerbe | Nationalmuseen, IPCE | Hochauflösendes Harz, PVA | Repliken, Konservierungsformen | 2–5 Liter Harz |
| Technologie | TECNALIA, AIMEN | Multi-Material, Metallische Werkstoffe | Industrielle F&E, Validierung | Projektabhängig variabel |
Häufige Fragen zur öffentlichen Beschaffung von 3D-Druckmaterialien
Kann eine öffentliche Einrichtung ohne Ausschreibung kaufen?
Ja, über Kleinaufträge bis 15.000 € (netto) für Lieferungen. Die Einrichtung muss drei Angebote einholen und die Wahl begründen. Bei höheren Beträgen oder wiederkehrenden Lieferungen ist je nach Auftragswert ein Verhandlungs- oder offenes Verfahren erforderlich.
Welche Zertifizierungen verlangen Krankenhäuser für medizinische Harze?
Öffentliche Krankenhäuser fordern in der Regel eine ISO-10993-Biokompatibilitätszertifizierung für gewebenahe Harze. Für chirurgische Schablonen werden außerdem Chargenrückverfolgbarkeit sowie ein technisches Datenblatt verlangt, das die Sterilisierbarkeit per Autoklav oder Gammastrahlung bestätigt. Einige Einrichtungen fordern ausdrücklich die CE-Kennzeichnung als Medizinprodukt der Klasse I oder IIa.
Wie lange dauert die Zahlung über FACe?
Das Gesetz schreibt 30 Tage ab Rechnungsbestätigung vor, in der Praxis variiert dies jedoch. Universitäten und Forschungszentren zahlen in der Regel innerhalb von 45–60 Tagen. Große Krankenhäuser können bis zu 90 Tage benötigen. Entscheidend ist, dass die Rechnung in FACe korrekt ausgestellt wurde – eine Ablehnung aufgrund formaler Fehler kann den Prozess um mehrere Wochen verlängern.
Darf ich öffentlichen Einrichtungen Mengenrabatte anbieten?
Ja, diese müssen jedoch klar im ursprünglichen Angebot festgelegt und objektiv angewendet werden. Mengenrabatte sind bei Rahmenvereinbarungen üblich, doch nachträgliche Sonderkonditionen, die im ursprünglichen Angebot nicht enthalten waren, sind unzulässig – sie würden als Bevorzugung gewertet.
Was passiert, wenn meine Rechnung in FACe abgelehnt wird?
FACe meldet die Ablehnung mit Angabe des Grundes (falscher DIR3-Code, ungültiges Format, abgelaufenes Zertifikat). Der Fehler muss korrigiert und die Rechnung erneut eingereicht werden. Die Zahlungsfrist beginnt ab dem neuen korrekten Eingangsdatum neu zu laufen. Daher ist es entscheidend, den Status jeder Rechnung zu überwachen und Ablehnungen schnell zu bearbeiten.
Ist eine Haftpflichtversicherung Pflicht?
Obwohl sie bei kleineren Aufträgen nicht immer vorgeschrieben ist, fordern viele öffentliche Auftraggeber sie in ihren Ausschreibungsunterlagen. Bei Lieferungen an Krankenhäuser oder Materialien, die in Endprodukte eingebaut werden, ist sie praktisch unverzichtbar. Eine Produkthaftpflichtversicherung mit 300.000–600.000 € Deckungssumme reicht für die meisten Lieferungen aus.
Bis zum nächsten Mal in der Werkstatt 😎
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